監査役への提供資料について
お世話になります。下記の内容を問合せしたく、お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど宜しく申し上げます。
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当社の定款では、「監査役は１名以上」および「監査役の監査範囲は、会計に関するものに限定する。」と定めています。
そこで、一人の法人株主（株式比率が１５％未満）から監査役１名を受け入れており、毎月の定例取締役会にこの監査役が参加されています。しかし、取締役会が開催後、会議資料一式の送付を会社に求めていますが、必ず送付する必要がありますか？
もし、監査役から求められて取締役会資料一式を必ず送付しないといけない場合は、その法人株主の会社内での情報流出を防ぐため、この監査役と何か誓約書たるものを結んだほうがよいでしょうか？
また、必ずしも監査役に取締役会資料一式を送付しなくてもいい場合、どういうふうに断ればよろしいでしょうか？
長くなり恐縮ですが、ご回答いただけますと非常に助かります。
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相談者(ID：848)さん
弁護士の回答一覧
監査役に資料を送付するか否かは、会社と監査役との間の監査役任用契約（委任契約）の内容によりま...
ただ、御懸念されているとおり、会計限定監査といえども、決算書等の重要情報（会社法上、株主や債権者しか見ることができない情報）が郵便事故などで外部に流出するリスクが発生することから、通常は送付しないと思われます（来社してもらって監査してもらう）。
断り方としては、情報管理体制を見直した結果、送付できないことになった、送付を希望しているのは当該監査役だけで情報漏えいの場合に真っ先に調査しなければならなくなってしまうなどと説明するほかないと思われます。
なお、守秘義務は、在任中は契約の内容になっていますが、退任すると明文で縛っておかないと在任中に得た秘密を使用しての商売が許されるかグレーですので、監査役任用契約時の他に退任時にも誓約書を徴求したほうが無難です。弁護士回答の続きを読む
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