残業代請求の方法とは|手順や流れを解説

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弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤 康二
監修記事
残業代請求の方法とは|手順や流れを解説

実際に残業代請求を行うにはどのようなことが必要なのでしょうか。

残業代請求では、さまざまな資料が必要となります。残業代請求をすると決めたら、少しずつ準備していくと良いでしょう。

ここでは残業代請求の流れや有効な証拠について説明していきます。

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残業代請求の方法とその手順

残業代請求の方法とその手順

労働時間(残業時間)が証明できる資料の作成

残業代請求をすると決めたら、まず残業時間が証明できる資料を集めていきましょう。タイムカードや勤務表、業務日報などのコピーを手元に残し、始業・終業の時刻を記録しましょう。また、業務用メールアカウントの送受信履歴なども、その時間は仕事をしていたという証明になります。特に業務用メールによる業務指示は、上司からの指示による残業であることを証明することができます。

就業規則・給与規定のコピーを用意

就業規則や給与規定には所定労働時間の記載がされています。企業としてはどこから残業としてカウントしているのか、確認しておく必要があります。

労働時間の記録のコピー

タイムカード、勤退表、業務日報等、始業と終業の時刻がわかるものがよいでしょう。あとは業務用メールアカウントの送受信記録なども有効です。

就業規則、給与規定のコピー

業務指示のメールやメモなど、上司からの指示により残業を行なったことが確認できるものなど、立証できるものをおさえれば未払いの残業代は請求することができます。

残業代の計算

残業代の計算方法は以下の通りになります。なお、【月給(円)】は扶養手当・通勤手当・住宅手当・残業手当などの諸手当を除いて計算してください。

【月給(円)】÷【月の所定労働時間(時間)】×1.25×【時間外労働時間】

この計算式から出た金額から実際に支払われた残業代を差し引くと、大まかな未払い残業代を計算することができます。厳密な残業代は、所定時間や就業規則・給与規定によって異なるので弁護士に相談するのが良いでしょう。ただし、残業代請求が可能なのは過去2年間分の残業代です。

残業代支払依頼書を作成し、企業と交渉

未払いの残業代を計算することができたら、残業代支払依頼書の作成を行いましょう。残業代支払依頼書には業務内容、現状説明、これまでの就業期間、残業代が未払いの期間、金額の要求、支払義務の説明、譲歩の有無、回答方法と期限などを記載した書面を作成し企業に送付します。

内容証明郵便

内容証明郵便は、郵便局が「誰が、いつ、どのような内容の文書を、誰宛に送った」のかということを証明してくれるサービスです。残業支払依頼書を内容証明郵便で送ることにより、主張する内容の文書を送ったという事実を証明することができます。

労働基準監督署への申告

残業代支払依頼書の送付を行なっても支払の合意が得られない場合は、労働基準法違反として労働基準監督署に申告することができます。

労働審判申立の手続き

労働基準監督署へ申告しても支払いの合意が得られない場合は、労働審判申立の手続きを行います。労働審判とは、労働審判官(裁判官)1人と労働審判員2人で組織された労働審判委員会が、労働者と企業側との話し合いでの合意を試みる制度です。手続きには以下の書類を地方裁判所に提出する必要があります。

  • 会社登記簿謄本の入手
  • 労働審判手続申立書の作成
  • 証拠説明書の作成

なお、労働審判は原則3回以内の期日で審理が行われ、ここでも支払いの合意が得られない場合は審判または訴訟に移行することになります。

和解

双方が調停案に合意した場合、和解が成立します。後日送られてくる和解調書を受け取り、和解金の入金を確認します。

強制執行

仮に、調停調書に記載されている和解金額が期日までに支払われない場合は、管轄の地方裁判所にて強制執行の手続きを行います。強制執行では「執行文」の付与を受けた後、銀行預金等の差し押さえ手続きを行うことになります。

残業代請求の証拠となる書類

残業代請求には給与と残業時間の証拠を収集する必要があります。

残業代請求の証拠となる書類

それぞれの証拠として有効なものについて解説していきます。

給与の証拠

残業代請求をするためには、入社時に約束されていた給与を証明するものを用意する必要があります。

給与の証拠として有効な書類についてご紹介していきます。

給与の証拠

雇用契約書

雇用契約書とは、労働者の労働条件その他待遇について定める労使間の合意書面です。

法令上、雇用契約書の作成は努力義務に留まり、義務付けられてはいません。そのため、雇用契約書を作成していない企業も少なくありません。

また、雇用契約書とは別に後述する労働条件通知書が交付されることもあります。

両者は重複する部分も多いことから、労働条件通知書のみ交付して、雇用契約書を別途作成しないというケースもあります。

雇用契約書中に記載された内容(労働時間、給与、休日等)は、雇用契約の内容を明示したものとして、自身の労働条件を証明するための重要な証拠となります。

給与についても雇用契約書に明示されるのが通常であるため、給与額を直接証明する証拠となります。

労働条件通知書

労働条件通知書は、労働者に対して労働条件その他待遇を明示するための書面です。

雇用契約書と異なり、使用者は労働基準法15条(労働条件の明示)により一定の労働条件について書面で明示することを義務付けられています。この義務を履行するものとして交付されるのがこの書面です。

労働条件通知書で明示することが義務付けられるのは以下の事項です。

  • 労働契約の期間
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 始業/終業時間
  • 休憩時間
  • 休日/休暇
  • 賃金の計算方法/締日支払い日
  • 退職に関する事項

給与については賃金に関する事項として明示されますので、これも給与額を直接証明する証拠となります。

給与明細等

通常の企業であれば、毎月必ず給与明細を発行しています(所得税法213条1項は給与を支払うものは給与を受ける者に支払明細書を交付する義務を定めています。)。

このような給与明細を見れば、毎月の給与額はわかりますので、これも給与額の証拠になります。
なお、給与明細がない場合には給与が振込により支払われていれば、その振込先の口座記録も給与の手取り額を証明する証拠になります。

残業時間の証拠

残業代を請求するためには、労働者側で労働時間(残業時間)を証明する必要があります。
ここで残業時間とはそもそも何かを簡単に説明します。

法律上、労働者に就労を命じることができる労働時間は原則として1日に8時間、1週間に40時間までと定められています。

しかし、労使間で36協定が締結された場合には、例外的にこの時間を超えて就労を命じることができるようになります。

ただ、この場合、使用者は時間外労働については125%、法定休日労働には135%の割増賃金を支払う必要があります。

このような法定労働時間を超える労働や法定休日の労働等を、通常、残業と呼んでいます。そして、この残業時間を証明する証拠としては以下のような証拠があります。

残業時間の証拠

タイムカード

出勤時と退勤時の時間を機械的に記録したタイムカードは労働時間を証明する極めて重要な証拠となります。そのため、残業代請求を企図するのであれば、まずは請求期間分のタイムカードを押さえることが最重要です。

勤務シフト、業務日報

勤務シフトや業務日報に作業時間等の記載がある場合、この時間は就労していたことの証拠となります。そのため、このような資料に勤務記録が残っている場合、これも証拠として押さえておきましょう。

パソコンのログイン・ログオフ記録

会社のパソコンで仕事をすることが中心のデスクワークであれば、PCの稼働ログが労働時間の証拠となり得ます。

具体的には、出社して会社PCを立ち上げ、退社時に会社PCを閉じるというような勤務スタイルであれば、ログイン時刻・ログオフ時刻を見れば概ねの始業・就業の時間が分かるので、これを基に労働時間を証明できます。

会社にタイムカード等が存在しない場合は、PCのログイン・ログオフ時刻が決定的な証拠となることもありますので、可能であれば押さえておきましょう。

Email等のやり取り

業務上のやり取りをEmail等で行っている場合、このEmailの送受信記録から労働時間を推認するということも可能です。

ただし、Email等はいつでもどこでも送受信が可能であるため、Emailの送受信記録があれば直ちにその時間まで労働していたことになるわけではなりません。

基本オフィスで勤務をしておりリモートでの勤務もできないという事情があれば、会社PCでのEmailのやり取りは有用な証拠となりそうですが、スマホや自宅PCからもEmail等を送受信可能な場合には、労働時間を立証する証拠としては比較的弱いことは注意しましょう。

入退室記録

オフィスへの入退室時間について記録があれば、これも労働時間の証拠になります。
例えば、会社が社員の入退室をICカードで管理しており、そのICカードの管理記録から入室・退室の時刻がわかれば、労働時間を推認する上で有用な証拠となり得ます。

残業時間の証拠の収集が難しい場合の対処法

上記の通り、残業時間を証明する有用な証拠は基本的には会社に存在します。

そのため、労働者側でこれを手に入れたくても手に入れられないということもあるでしょう(もちろん、タイムカードや業務日報やPCのログイン・ログオフ記録などは在職時にコピー等を取っておけば押さえられます。)。この場合、弁護士を通じて会社に資料開示を求めることで、スムーズに開示してもらえる場合が多いです。

もし、会社から任意開示を受けられない場合、労働時間を推計で主張しつつ訴訟を提起し、訴訟手続の中で開示を求めていくという方法もあり得ます。

いずれにせよ、依頼先の弁護士に相談するべきでしょう。

残業代請求を個人で行う場合と弁護士に相談する場合について

残業代請求を個人で行う場合と弁護士に相談する場合について

残業代請求を個人で行う場合

残業代請求は個人で行うことが可能です。残業代支払依頼書を作成しても企業から支払の合意が得られなかった場合、労働基準法違反として労働基準監督署に申告することができます。

申告のための申請書は厚生労働省の『主要様式ダウンロードコーナー』に書式やサンプルがありますので、参考にしてください。また、労働基準監督署の相談窓口や一般労働組合、加盟連合を利用してみるのも良いでしょう。

残業代請求を弁護士に相談する場合

未払いの残業代請求を行なうには多くの手順と資料の準備が必要になり、正直なところかなりの手間が生じます。残業代の厳密な金額を算出したい、特殊な雇用契約を結んでいる、労働基準監督署とのやりとりが不調というときは、弁護士に相談することも一つの手段でしょう。

弁護士に相談すると、資料の準備や書類提出等の手間が省けるなど、時間的・物理的負担を軽減させることができるというメリットがあります。

また、弁護士は残業代請求の交渉を代理で行なうことができますので、企業とのやりとりを自分一人で行なう必要がなくなり、精神的負担も軽減されるという点でおすすめです。

まとめ

残業代請求をする際は、次の手順で進めていきましょう。

  • 残業時間がわかる資料を揃える
  • 残業代を計算する
  • 残業代支払依頼書を作成する
  • 労働基準監督署への申告をする
  • 労働審判申立の手続き

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この記事を監修した弁護士
弁護士法人プラム綜合法律事務所
梅澤 康二
アンダーソン・毛利・友常法律事務所を経て2014年8月にプラム綜合法律事務所を設立。企業法務から一般民事、刑事事件まで総合的なリーガルサービスを提供している。第二東京弁護士会所属。

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