これで迷わない！家賃滞納者に催告書を内容証明郵便で送付する方法まとめ

家賃滞納の際に電話や督促状を送ってもまったくリアクションがない場合、次は催告書を内容証明郵便で送ると思います。

様々なサイトを見ていると、内容証明郵便と催告書がまるで別々のもので、結局何をどのように送付していいかわからなくなってしまうことはありませんか？

内容証明郵便と催告書の関係をわかりやすく図にまとめましたので、ご覧ください。

このように内容証明郵便とは郵便形態で、催告書を内容証明郵便の郵便形態で送付するのが通常です。また、催告書は内容が催告の場合、内容証明郵便として送付しなくても催告書と言います。

ここでは催告書と内容証明郵便の書き方や内容をしっかり把握するために、具体的な内容、送る効果や費用、書き方など送るまでの一連の流れを紹介します。迷わず催告書を内容証明郵便で送るための参考にしてください。

家賃滞納者に催告書を内容証明郵便で送る理由と具体的な効果

家賃滞納者に送る催告書と内容証明郵便の具体的な内容、その形態で送る理由、送った場合の効果を紹介します。

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、郵便局で行っている一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。証明する内容は「いつ・差出人・受取人・どのような内容の文章か」になります。

催告書とは

催告するための書面のことで、家賃滞納においては督促状を出してもリアクションが何もなかった場合に送ります。内容としては、「いつまでに支払いをしなければ、法的手段による解決を図ります。」というような内容になります。

催告書を内容証明郵便で送る効果

送付したことを公的に証明できる

内容などを郵便局が証明することによって、相手は届いていない、知らなかったなどとシラを切ることができなくなります。実際に見ていなかった場合でも、郵便局に内容証明郵便の内容が保存されているため、相手側の言い訳は通用しないのです。

訴訟を起こした際に重要な証拠になる

訴訟を起こす際に、家主が家賃の支払いの催促や契約解除の意思表示をしたという証明が必要になります。その時に重要な証拠になります。

この時に普通の郵便で催告書を送付していた場合、証拠として不十分となり、不利な立場になってしまうかもしれないとても重要なものになります。

プレッシャーがかかる

書体や郵送方法などがきっちりとしたものになり、普通の郵便物などよりも格式張っており、一定のプレッシャーを与えるものになります。今まで請求に応じなかった滞納者も、これを見て滞納分を支払う場合もあるのです。

内容証明郵便に付けておいた方がいいオプションサービス

なくても良いのですが、裁判を行う可能性を考えると付けておいた方がよいオプションサービスを紹介します。

配達証明

配達した事実を証明するサービスです。加算料金は310円になります。

本人限定受取

記載された宛名の人物又は、差出人が指定した代理人1人に限り郵便物を渡すサービスです。加算料金は100円になります。

これらを付けることにより、確実に郵便物を渡すことができたり、証拠としてより確実性が増します。

催告書と内容証明郵便の書き方

催告書を書く用紙や入れる封筒の大きさや色は特に規定はありません。ただし、封筒の大きさにより料金が増えてしまう場合もあるので注意しましょう。書き方は、手書き又はパソコンどちらでも大丈夫です。では、具体的にどのような内容を書くのか紹介します。

 催告書の具体的な書き方

上記はテンプレートとして参考にしてください。また書くときのチェックポイントは下記の5つです。

• 自分の名前に印を押す
• 「催告書」と必ず書き一目で目的を告げる
• 賃貸契約は正確に記載し、相手にしっかり契約内容を認識させる
• 何日以内にいくらどこに支払うのか明記し、口座番号を記載する
• 終わりに「以上」で結ぶ

滞納金を回収する目的なので、5つのポイントは必ずチェックしましょう。

注意点

内容証明は送る書面の他に、郵便局用と自分用として同じ内容の催告書が必要になります。郵便局と自分用に用意する書を「謄本」と言います。

また、内容証明郵便には細かい文字制限が設けられているので注意しましょう。

催告書を内容証明で送付する方法と送る場合の費用

書きあがった催告書を送る方法を紹介します。パソコンからの送付も可能です。また送付にかかる費用も併せて紹介します。

郵便局から送る

内容証明は郵便局に証明してもらうためポストからの投函はできません。またどこの郵便局でも受け付けているわけではないためあらかじめ確認することが大切です。

確認する場合は「郵便局・ATMを探す|日本郵政グループ」をご覧ください。また送る場合、下記のものをまとめて持っていきます。

• 内容を証明した文章(催告書)
• その文章の謄本2通を含めた計3通
• 差出人・受取人記載の封筒
• 郵便料金

郵便局で内容を確認してもらうので、封をしない形で窓口に持って行きます。封をして持っていくと、郵便局にて開封し、また違う封筒を用意する必要がありますので注意しましょう。また、訂正が必要な場合もあるため、印鑑を持参します。

パソコンから送る

パソコンからも内容証明を作成、送付することができます。この場合、用紙を用意したりする必要がないため、パソコンを持っている方にはお勧めの方法になります。

また、24時間受け付けているため、自由な時間で配送できます。

内容証明を送る時に係る費用

郵便局で送る場合

パソコンで送る場合

郵便局で送るよりパソコンから送った方が安く送ることができるのでおすすめです。また、一般書留の料金は要償額が10万円を超える場合、5万円ごとに21円ずつ増えていくので注意しましょう。

それでも家賃が払われない場合

催告書を送り、家賃滞納分の支払い分を請求してもダメだった場合にどうすればよいのか紹介します。

連帯保証人に催告書を送る

連帯保証人がしっかり確保できている場合は、連帯保証人にも催告書を送りましょう。連帯保証人が入居者の家賃滞納を把握していない場合は、まず電話などで事情を説明し、滞納分の家賃を支払ってほしい旨を伝えましょう。

弁護士に相談する

まず債権回収に強い弁護士に相談しましょう。弁護士に相談することにより、裁判の他にもいろいろな解決方法を提示してくれます。また、家賃滞納している入居者と直接交渉することにより、早期解決や裁判前の解決が期待できます。

まとめ

いかがでしょうか。催告書は、決まりがあまりないので、しっかり書かないと真剣味やプレッシャーを与えることができません。どうしても自分で作成することができない場合や自信がない場合は、悩まずに弁護士に相談しましょう。