雇用契約書は必ず必要？人材を雇用する企業の2つの義務

よく雇用契約書が無いといって企業と労働者が揉めている話を耳にしますが、そもそも雇用契約書は必ずないといけないものなのでしょうか。

結論から言えば、雇用契約書の作成は義務ではありません。

つまり、契約書が無いからといって企業の落ち度になるわけではありません。ですが、場合によっては雇用契約書がないことで企業の法律違反になってしまう場合もあります。

では、どういった場合に違反になってしまうのでしょうか。ここでは、雇用契約書の存在意義や義務となっている事項、取扱方法について確認していきたいと思います。

雇用契約書を交わす義務はないがトラブルになるケースが多い

もう一度言いますが、雇用契約書の作成・締結は義務ではありません。

雇用契約書を作成・締結しなければいけないといった法律は存在しないからです。

それでは何故、雇用契約書関係のトラブルが起きているのでしょうか。

雇用・労働条件の内容がわからないから

多くの場合は「雇用契約書がない＝労働条件がわからない・はっきりしていない」という理由だと思われます。

このケースでは企業側に非があることになってしまいます。何故なら、労働基準法第15条に「労働条件の明示」ということが定められているからです。

雇用契約書は、労働条件の明示手段として存在しているといってよいでしょう。

雇用契約書を用いることの法的な根拠

あくまで法的に義務はありませんが、多くの企業では労働条件を明示するために雇用契約書を用いています。

何故かと言うと、労働契約法第4条（労働契約の内容の理解の促進）にて下記のように規定されているからです。

1. 使用者は、労働者に提示する労働条件及び労働契約の内容について、労働者の理解を深めるようにするものとする。
2. 労働者及び使用者は、労働契約の内容（期間の定めのある労働契約に関する事項を含む。）について、できる限り書面により確認するものとする。

以上の事項に則って雇用契約書を作成している事になります。すなわち労働条件を明示し、内容を理解して署名捺印をもらうことで、双方合意の上で労働契約を締結したということになります。

労働条件通知書という明示の仕方もある

労働条件の明示の方法は雇用契約書だけではありません。労働条件通知書という書類もよく用いられる手法です。これは企業が労働条件を労働者に一方的に通知する書類となっていて、署名捺印などは必要ないものになります。詳しくは「雇用契約書と労働条件通知書の違い｜労働条件通知の必要性」をご参照ください。

雇用契約書を用いる必要性とメリット

上記の通り、雇用契約書の作成・締結は義務ではありません。

ですが雇用契約書を用いることのメリットは大きく、その必要性は非常に高いものです。

企業と労働者が合意するため

雇用契約書を利用するメリットとしてこのことが一番大きいと思います。

「契約書」ということは、双方が条件に納得した上で署名捺印することになります。

一方的な書類になってしまう労働条件通知書とはその性質も違いますし、契約内容への理解度も全く違います。

1つの書類で2つの役割を持たせられる

本来は労働条件通知書のみで問題はないですが、雇用契約書を用いることで労基法で定められている労働条件を記載・明示することができ、なおかつ労働者へ内容の理解を深める事ができると言った一石二鳥であるといえます。

企業のリスク管理

上記の2点も含め、雇用契約書を用いることで雇用関係のトラブルへのリスク管理をすることができます。

詳しくは「雇用契約書を正社員と結ぶ際の記載事項と活用方法」の雇用契約書を活用した企業のリスク管理をご参照ください。

雇用契約書の開示を要求されたら

人材を採用し雇用契約書を締結する際に、控えを渡していなかった、あるいは労働者側が紛失してしまった等といった場合に雇用契約書の開示を求められる場合があります。企業側はその開示請求に対し応じる義務はあるのでしょうか。

法的には開示義務はない

結論から言うと、労働者から見せろと言われても見せる義務はありません。厳密に言えば、労働条件の明示は義務ですが、開示の義務は法律では定められていないのです。ですが、不必要なトラブルを避けるために雇用契約書の控えは必ず渡しておくべきでしょう。

就業規則の周知義務はある

労働条件の明示義務と同様に、就業規則にも周知義務というものがあります。小規模の企業（従業員が10人以下）を除いて、どの企業にも就業規則というものがあります。ほとんどの場合、就業規則に記載されている事項がそのまま労働条件になっているでしょう。

例えば、従業員に周知されていない就業規則を適用して従業員を解雇等の懲戒処分にした場合、その就業規則の有効性は認められない場合が多く、懲戒処分は無効になります。

 周知の方法

• 社内の誰でも見られる場所に掲示
• 書面にて交付しておく
• パソコン等にデータとして入れておき、誰でもいつでも見られる状態にしておく

といった方法が一般的です。会社内の人間が全員就業規則の存在を知っていて、その内容を理解しているかいつでも確認できるようにしておく必要があるということです。

仮に、就業規則を作成していなかったり、周知義務を怠った場合は、企業に30万円以下の罰金が科せられる場合があります。

雇用契約書の保管方法

労基法第109条で企業の雇用契約書の保管期間を3年と定められています。ここで気をつけていただきたいのが、この3年というのは入社日からではなく退職日からということです。

特に、大企業になってくると従業員の人数もかなり多くなってきますので雇用契約書の保管や管理がとても大変になってきます。基本は原本を保存しておくべきですが、火災・地震といった災害により保存書類を紛失してしまうのを防ぐ方法として、PDF等にデータ化して保存することも可能です。

その2つの方法で保存しておくことが理想と言えるでしょう。

雇用契約書を作成していない場合

ベンチャー企業や中小企業では雇用契約書を作成していないケースもあるかと思いますが、決して良い状態とは言えません。

従業員との間で何かしらのトラブルが発生した場合、雇用契約書は必ず確認対象となる書類です。作成しておくことで不要なトラブルを回避できる可能性もありますので、法令を遵守し実際の業務に沿った雇用契約書を作っておくことをオススメします。

作成方法に不明点がある場合は一度弁護士に相談してみましょう。汎用性のある契約書を弁護士に作成してもらえば、それを使いまわす運用を多くの従業員はカバーできます。

まとめ

企業の雇用契約に関して義務となっている事項について確認してきましたがいかがでしょうか。あなたの会社は就業規則をしっかり従業員に周知させていますか？退職者を含めた雇用契約書の保管方法に問題はありませんか？

企業のコンプライアンス意識として知らなかったでは済まされません。事業を進めていく中で人は必要不可欠な存在です。企業を成長・発展させていくためにも、こういったことからしっかりやって組織の団結力を高めていきましょう。